システムの活用|在庫管理や人事管理システムを導入|コンタクトの有無を確認
コンサルタント

在庫管理や人事管理システムを導入|コンタクトの有無を確認

システムの活用

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書類の電子化

スケジュール管理ソフトでもあるワークフローとは電子決裁システムとも呼ばれるものですが、これまで紙ベースで行われていた決裁業務を、パソコンなどを使用して電子化したものとなります。書類を電子化によって保管することが可能となってから、日本でも一気に普及したものとなります。当初はパッケージソフトとして流通していましたが、今ではクラウドを利用してネット上で行われることが主となっています。そのワークフローを導入する際に注意したいことが、同時に業務内容を見直して効率化を図ることとなります。仕事の流れをそのままに電子化してしまうと、非効率な部分もそのままにシステムに組み込むことになります。そこで、部門間でのやり取りを見直すことによって、業務内容をスリムにすることが必要となります。

ここがポイント

ワークフローシステムは今ではネットを介して行うことができるので、場所を選ばずにアクセスが可能となります。つまり、決裁者が不在のために業務が止まるということも無くなるわけです。そこで新たにワークフローシステムを導入する際には、端末を選ぶことなくアクセスできるようにしておくことがお勧めとなります。また、業務フローを変更した際には、システムの修正も簡単に行えるように設計することも必要です。オーダーメイドでシステムを構築するにあたっては、そのフローの変更に伴って基幹部分から作り直す必要のあるものも多いものです。当然費用もそれなりに必要となるので、前持ってそれを考慮した上で設計してもらうことが必要となるわけです。